Умения эффективного офис-менеджера
Офис можно сравнить с одним большим организмом. Каждый человек, каждый сотрудник начиная с уборщицы и заканчивая генеральным директором – являются его клетками. И от того насколько эффективно та или иная часть организма будет выполнять свою работу в команде, будет зависеть его состояние в целом.
Состояние и результаты труда по достижению конкретных целей. Командная работа очень важна, но не стоит забывать и о прямых обязанностях каждого сотрудника в конкретной фирме. Говорят, что дьявол кроется в деталях. Так и тут.
Для бесперебойного функционирования любой фирмы нужны не только цели и планы по их достижению, не только опытные профессионалы увлеченные общим делом и не только грамотный руководитель способный обучить, направить, поправить и подбодрить.
Иногда для эффективной работы офиса не хватает банальных мелочей: скрепки для степлера, бумаги для принтера, стаканчиков для клиентов и свежей воды в кулере на кухне для сотрудников.
Проследить чтобы все было на своих местах в нужном количестве является первоочередной задачей офис-менеджера. Он является своеобразным хозяином офиса, который должен обеспечивать жизнедеятельность фирмы.
Чтобы быть эффективным, офис-менеджер должен:
- Знать и уметь обращаться с офисной техникой. Принтеры, сканеры, ксероксы и факсы – не должны вызывать страха и вопросов как ими пользоваться. Напечатать расписание на бумаге для печати или отправить по факсу важный документ для настоящего офисного менеджера не то чтобы не проблема, такие действия выполняются на «автомате».
- Иметь высокий уровень самоорганизации. Чтобы организовать работу коллектива, нужно прежде всего уметь организовать свою деятельность. Иметь чёткий план задач, контролировать их выполнение в условиях когда все вокруг живет своей жизнью, переключатся с подготовки отчета на разговор по телефону и обратно без всяких трудностей – на первый взгляд просто, на деле под силу только профессионалу.
- Запасаться терпением и офисными расходниками. Отслеживать что заканчивается и не забывать заказывать канцтовары, офисную бумагу А4, корпоративные подарки и прочее. Искать где купить подешевле, заключать договора с фирмами продающими товары для офиса по оптовым ценам, выбирать с них скидки на ту же бумагу для принтера оптом.
И если все умения, как ни крути, приходят с опытом и передаются с наставлениями коллег идущих на повышение, то знания о том где купить бумагу в офис недорого - бесценны. Кстати, заказать ее по хорошим ценам можно у нас – в интернет магазине «ОФИСМЕН».