Мониторинг персонала - повышаем производительность

Если мы внедрим программное обеспечение для мониторинга персонала, мы получим доступ к большому количеству ценных данных, которые позволят нам повысить производительность. Что предлагают такие системы и почему их стоит выбирать?

Удаленная работа предлагает ряд преимуществ, но менеджеры должны иметь возможность контролировать продуктивность персонала. Чтобы было ясно: речь идет не о том, чтобы играть в Большого брата, а о том, чтобы выяснить, как выполняется работа, а затем внести изменения, чтобы сотрудники могли более эффективно достигать своих целей. В то же время важно знать, как сотрудники используют компьютеры, когда речь идет о проблемах безопасности данных.

Если мы не отслеживаем, какие приложения используют сотрудники, может возникнуть ситуация, когда кто-то по незнанию использует приложение, не одобренное ИТ-отделом, и подвергает компанию риску, например, утечке данных.

Стоит подчеркнуть, что программное обеспечение для мониторинга сотрудников выходит далеко за рамки базовой функции отслеживания времени (например, сколько времени сотрудник потратил на определенное приложение в определенный день). В зависимости от потребностей мы можем использовать систему, которая, например, записывает нажатия клавиш (регистрация нажатия клавиш), отслеживает местоположение, записывает снимки экрана или даже записывает содержимое заданного экрана.

Однако большинство предприятий будут удовлетворены базовыми функциями. Например, веб-система eAuditor V7 предоставляет широкий спектр возможностей в этом отношении. Это позволяет вам получить подробную информацию о пользователе (включая проверку того, подключает ли он или она другие устройства к компьютеру, например, камеры и телефоны через USB, диктофоны или запоминающие устройства), какие приложения он использует или какие действия и сколько времени он или она проводит после входа в систему. на компьютере. В eAuditor мы также можем легко определить распечатки сотрудника, в том числе, какой режим печати был выбран, каков MAC-адрес компьютера, с которого была сделана печать, и сколько страниц и копий было напечатано.

В свою очередь, компании, которым такой контроль не нужен, могут рассчитывать на функции, связанные в основном с оптимизацией производительности. Администратор системы мониторинга может разделить приложения на продуктивные и непродуктивные и создать списки таких приложений для отдельных команд или сотрудников. Когда система обнаруживает, что, например, трейдер проводит в Instagram несколько часов, система отображает соответствующее сообщение как сотруднику, так и администратору. Это также применимо в макроэкономическом плане: мы можем рассчитывать на доступ к отчетам и сводкам по отдельным командам, отделам и всей организации. Это позволяет в дальнейшем делать выводы и проводить оптимизацию по всей компании.

У нас также есть вся самая важная информация, отображаемая на информационных панелях, поэтому они легко доступны. А благодаря тому, что мы можем рассчитывать на сравнения и рейтинги, мы можем легко получить такую информацию, как: самые продуктивные и непродуктивные люди в компании, самые активные команды, самые популярные приложения и веб-сайты и т. Д. Все это позволяет нам оценить, какие приложения следует внедрить более широко ( например, во всей организации, а не в одном отделении), или от чего отказаться.

Когда мы выбираем систему с функцией мониторинга нажатия клавиш, мы также можем определить, не только ли данный пользователь включает данное приложение, но и действительно ли он в нем работает (вводит данные). Информация о том, как часто сотрудники пишут и взаимодействуют с устройством, в сочетании с данными из журналов активности или случайно записанных снимков экрана позволяет получить полный профиль сотрудников позже.

Повышение производительности

Некоторые системы способны фиксировать практически все, что конкретный человек делает на компьютере - мы узнаем не только, какие приложения он использует и когда, но и с кем общается данный сотрудник и даже что именно он пишет. Конечно, здесь все касается конфиденциальности и того, что нам действительно нужно и на что сотрудник соглашается (см. Рамку: «Необходимо позаботиться о конфиденциальности и согласии»).

Однако следить за своей электронной почтой однозначно стоит - хотя бы для того, чтобы убедиться, что сотрудники не отправляют конфиденциальные данные на неизвестные (для компании) электронные адреса. Этот тип данных позволяет контролировать соблюдение процедур безопасности в отношении электронной почты, предотвращать злоупотребления со стороны сотрудников в результате ненадлежащего использования деловой электронной почты, а также обнаруживать нарушения, например, в заголовке деловых сообщений.

Системы мониторинга позволяют вам устанавливать и обеспечивать соблюдение ваших собственных политик работы и безопасности. Таким образом, мы можем создать список приемлемых приложений, и когда сотрудник запускает что-то, что не было одобрено компанией, системный администратор получит уведомление. Кроме того, программное обеспечение для мониторинга позволяет вам создавать автоматические отчеты о любых нарушениях, которые мы впоследствии можем использовать для возбуждения дисциплинарных дел против сотрудников. Это кажется довольно зловещим, но в некоторых отраслях это может привести к серьезным преступлениям, и вы должны знать, что существуют приложения, которые позволяют обнаруживать их, а затем принимать меры.

В случае программного обеспечения для мониторинга важную роль играют скриншоты и возможность записывать происходящее на дисплее данного компьютера. Мы можем установить правила, по которым будет работать система. Например, он записывает скриншоты каждые 15 минут, чтобы администратор мог позже проверить, действительно ли сотрудник выполнял задачи, связанные с работой. Однако некоторые системы позволяют записывать изображения в реальном времени с определенного компьютера, поэтому администратор может «посмотреть» на данного сотрудника в любое время.

Сохраненный контент обычно хранится в облаке, но мы также можем загрузить его на диск. Однако большинство компаний в первую очередь рассматривают отчеты, относящиеся к группе людей (например, определенному отделу). У менеджеров обычно нет времени просматривать сотни снимков экрана всего для одного сотрудника.

Важной функцией программного обеспечения для мониторинга являются также данные, которые мы можем получить в области приложений, используемых персоналом. Он обеспечивает доступ к файлам, сообщениям и даже отдельным словам (их можно предварительно определить как ключевые слова, которые нужно отслеживать), которые появляются на экране сотрудника или в его системе. В зависимости от того, какое программное обеспечение мы выберем, мы можем даже получить доступ к функции OCR (оптическое распознавание символов), благодаря которой мы можем искать ключевые слова даже в графических файлах. Однако OCR поддерживает несколько систем - Teramind, Time Doctor, Hubstaff и InterGuard из нашего списка.

Мы также можем легко проверить обмен мгновенными сообщениями, чаты или электронную почту и другие средства связи, и даже имена отдельных документов и файлов. Когда программа обнаруживает данное ключевое слово или ключевое слово, администратор получит соответствующий снимок экрана. Эти типы решений могут использоваться для предотвращения отправки сотрудниками конфиденциальных данных и информации о компании или загрузки файлов и приложений, запрещенных ИТ-отделом.

Избранные системы

Teramind заслуживает похвалы за его отполированный и современный интерфейс. Несмотря на то, что это лучшее программное обеспечение для мониторинга, интерфейс интуитивно понятен для навигации, быстро реагирует и работает в облаке. После первого входа в систему система переводит нас на «Панель управления фокусом», помогая настроить все функции и ярлыки, которые мы хотим иметь под рукой. Кроме того, доступны три панели мониторинга по умолчанию.

Первый предлагает, прежде всего, индикаторы, связанные с безопасностью и производительностью - разработчики программного обеспечения утверждают, что он в основном нацелен на ключевых менеджеров и руководителей. На второй панели отображаются данные об активности и бездействии, а также списки веб-сайтов, классифицируемых как продуктивные и непродуктивные - благодаря этому мы легко можем видеть активность персонала. Третий, в свою очередь, отображает правила и установленные политики, чтобы иметь легкий доступ к любым нарушениям и действиям пользователя, которые можно рассматривать как «угрозу». Эти три рабочих стола являются дополнительными удобствами, облегчающими использование системы.

Это наиболее многофункциональная система, но при этом довольно дорогая. Самая дешевая версия начинается от 150 злотых в месяц для пяти пользователей (вы не можете купить однопользовательскую лицензию), и она не включает все опции. Если мы хотим использовать все доступные функции, нам придется платить 375 злотых в месяц за пять пользователей.

Time Doctor - это программное обеспечение, предназначенное в основном для отслеживания времени, например, как долго человек использует выбранное приложение. Он создает автоматические отчеты, например, об использовании Интернета (посещенные страницы и время, потраченное на них), а также имеет функцию скриншотов. Важно отметить, что в случае со снимками экрана мы можем выбрать функцию размытия - полученные снимки затем размываются, чтобы мы могли видеть, какое приложение использовал пользователь, но мы не увидим содержание сообщения или других текстов. Речь идет об уважении конфиденциальности пользователя.

Time Doctor также имеет множество функций, которые мотивируют вас к работе. Например, если он обнаруживает, что сотрудник проводит много времени в приложении, не имеющем отношения к работе, сотрудник может отобразить всплывающее окно с надписью «Неэффективное использование времени». Такие решения могут быть полезны для некоторых сотрудников, хотя некоторые могут раздражаться.

Цена от 7 долларов. в месяц (около 26 злотых) на пользователя, если мы выберем вариант Базовый. Однако он не содержит многих функций, например приложений отслеживания и вводимых URL-адресов в веб-браузере. Более дорогой вариант стоит уже 10 долларов. в месяц (около 37 злотых) на пользователя, а лучше всего оборудованный - 20 долларов. в месяц (около 75 злотых) - позволяет, среди прочего по записи видео в реальном времени.

ActivTrak предлагает простые для просмотра отчеты, из которых мы узнаем, какие люди наиболее и наименее продуктивны. Кроме того, мы можем видеть шаги, которые предпринимают отдельные сотрудники для выполнения задач - это позволяет вам вносить исправления и оптимизировать рабочие процессы, чтобы создать лучшие образцы для подражания для вашей команды или отдела.

Кроме того, мы можем рассчитывать на многие функции, известные из программного обеспечения для мониторинга: блокировка веб-сайтов, мониторинг в реальном времени, запись снимков экрана или оповещения об активности (например, слишком долгое бездействие пользователя приведет к тому, что администратор получит соответствующее сообщение).